Sua empresa está com “desperdicite” aguda?

Na semana passada escrevi sobre como desenvolver e aplicar seus talentos para avançar sua carreira profissional. Hoje quero puxar o fio dessa meada mais um pouco, e aprofundar em um talento específico – o de eliminar distrações, empecilhos e ineficiências, e focar o tempo das pessoas nas prioridades certas.

Você já viu este filme?

Há pouco tempo estive conversando com a diretora de uma função operacional. Tinha uma equipe de cinco pessoas, o que normalmente seria suficiente para uma empresa do tamanho da empresa em que ela trabalha. Porém, sentia-se sobrecarregada ao extremo. Queria que a empresa contratasse pelo menos mais duas pessoas para ajudá-la.

Sempre enfatizo a importância de entender qual é o problema que se está tentando resolver antes de correr para solucioná-lo. Neste caso, depois de colher dados para um diagnóstico, concluí que a contratação de mais pessoas não solucionaria o problema. Por quê? Vários dos processos desta equipe eram desnecessariamente complicados e manuais. A equipe existente não era qualificada para a função e parte da equipe estava desengajada. Portanto, o problema aqui não era a falta de pessoas, e sim a falta das habilidades adequadas para o cargo e processos ultrapassados, além de uma clara ausência de liderança, que é a raiz do problema. Um verdadeiro ciclo vicioso de desperdício de tempo e talento.

Checklist do desperdício

Colecionei uma lista de coisas que desperdiçam o tempo de líderes e de suas equipes, causando desmotivação, aumentando os custos da empresa e levando à perda de competitividade. Confira aqui se a sua empresa está com sintomas de “desperdicite” e como vaciná-la contra essa doença. 

Distrações

(Atividades de pouca ou nenhuma utilidade que dispersam a energia das pessoas)

(     ) Tarefas que não adicionam valor e usam tempo que poderia ter sido investido em prioridades estratégicas. Por exemplo: relatórios que ninguém lê.

(     ) Número exagerado de objetivos e medidas organizacionais, levando à queda na qualidade de execução e pondo em risco a reputação da empresa.

(     ) Objetivos banais e corriqueiros que não desafiam as pessoas a dar o melhor de si.

(     ) Implantação de mudanças superficiais, temporárias e que não resolvem a raiz do problema.

(     ) Liderar por imitação – fazer o que todo mundo está fazendo ao invés do que a empresa realmente precisa.

(     ) Continuar a oferecer produtos que não vendem bem.

(     ) Utilização de vários aplicativos e software diferentes para fazer a mesma coisa (uma pessoa usa Zoom, a outra só gosta de Teams, a outra é fanática por GoogleMeet, e assim vai).

Empecilhos (Barreiras para a execução do trabalho mais importante)

(     ) Processos excessivamente complicados por etapas que não adicionam valor.

(     ) Processos que não são mais necessários ou que não dão os resultados esperados.

(     ) Treinamentos obrigatórios para todos os funcionários mesmo que não sejam relevantes para todos. 

(     ) Centralização exagerada de decisões e aprovações.

(     ) Estrutura organizacional complicada, criando silos e barreiras à comunicação e colaboração.

(     ) Documentos difíceis de achar, acessar ou entender.

Ineficiências (Falhas no desenho ou qualidade de execução de processos)

(     ) Reuniões mal planejadas e organizadas, com pessoas distraídas.

(     ) Utilização exagerada de decisões por consenso ao invés de dar a cada pessoa a responsabilidade e autonomia adequadas. 

(     ) Contratação de pessoas mal preparadas para a função (geralmente por fazê-la a toque de caixa).

(     ) Promoção para cargos de liderança de pessoas que não sabem lidar com outras pessoas.

(     ) Autoritarismo, impedindo os funcionários de discordar de iniciativas ou processos mal desenhados.

(     ) Programas internos desenhados sem consultar os futuros usuários desde o início.

(     ) Processos manuais quando já existem soluções digitais para o mesmo fim.

(     ) Software e aplicativos que não conversam entre si.

(     ) Demora em substituir equipamento obsoleto.

Como vacinar a sua empresa contra o desperdício?

Pesquisa realizada pela Doodle em 2019 estimou que só nos Estados Unidos o custo de reuniões mal organizadas chegaria a US$399 bilhões. Imagine se a pesquisa tivesse incluído outras formas de desperdício tão comuns. O pior do desperdício que estamos descrevendo aqui, que é o do tempo das pessoas, é que ele desmoraliza os funcionários, ensina a tolerância às coisas malfeitas e encoraja o chamado Quiet Quitting (meu primeiro artigo nesta coluna).  

A vacina: examinar a empresa e trazer à tona as fontes de desperdício. Priorizar uma ou duas iniciativas para eliminar o desperdício a cada ano, como parte das prioridades da empresa. Imprimir na cultura organizacional o valor da eficiência e do respeito ao tempo das pessoas que, afinal de contas, uniram-se à empresa para fazer um bom trabalho e não para jogar fora o único recurso que não têm como trazer de volta – o seu tempo. Boa sorte! É mais fácil do que parece!

Na semana que vem: Simplificar e facilitar. O que isso tem a ver com a retenção dos seus clientes?

*Beatriz Coningham é doutora em Desenvolvimento de Recursos Humanos pela George Washington University em Washington, D.C., e presidente da empresa de consultoria HabilisGlobal.